Come la struttura armonizzata (HS) degli Standard ISO influisce sulla configurazione dei Sistemi di Gestione

Negli ultimi anni, le organizzazioni di tutto il mondo hanno dovuto adattarsi a un panorama normativo in continua evoluzione. 

In un contesto sempre più articolato e complesso, una delle semplificazioni più significative è stata l'introduzione della “struttura di alto livello” (High Level Structure - HLS), poi ribattezzata Struttura Armonizzata (Harmonized Structure - HS) di ISO, una “linea guida” per lo sviluppo di nuovi standard di sistema di gestione ISO che ha contribuito a uniformarne la struttura e i requisiti a tutto vantaggio della loro integrabilità. 

Ma come influisce esattamente la struttura armonizzata sulla configurazione dei sistemi di gestione? Scopriamolo insieme.

Cos'è la struttura armonizzata (HS) ISO?

La struttura armonizzata è un framework introdotto dall'Organizzazione Internazionale per la Normazione (ISO) per uniformare la struttura di tutte le norme sui sistemi di gestione. Questa struttura è stata implementata per garantire coerenza e compatibilità tra diverse norme, facilitando così l'integrazione di più sistemi di gestione all'interno di una stessa organizzazione.

Componenti principali della struttura armonizzata

La struttura armonizzata si basa su un insieme comune di requisiti, termini e definizioni che si applicano a tutti gli standard ISO dei Sistemi di Gestione. I requisiti principali includono:

• Contesto dell'organizzazione

• Leadership

• Pianificazione

• Supporto

• Operatività

• Valutazione delle prestazioni

• Miglioramento

Impatto sulla configurazione dei sistemi di gestione

1. Semplificazione dell'integrazione

Uno dei vantaggi più evidenti della struttura armonizzata è la semplificazione dell'integrazione di più sistemi di gestione. Prima dell'introduzione della HS, le organizzazioni dovevano affrontare diverse strutture e requisiti per ogni standard ISO. Con la HS, le norme condividono una struttura comune, rendendo più facile combinare e gestire sistemi come ISO 9001 (Qualità), ISO 45001 (Sicurezza) e ISO 14001 (Ambiente).

2. Coerenza e uniformità

La struttura armonizzata assicura che tutte le norme ISO seguano lo stesso formato, garantendo coerenza e uniformità. Ciò significa che una volta compreso il framework di base, è più facile per le organizzazioni implementare nuovi standard o aggiornare quelli esistenti.

3. Efficienza operativa

Grazie alla HS, le organizzazioni possono ridurre la duplicazione degli sforzi. Ad esempio, possono utilizzare processi di audit, valutazione dei rischi e gestione dei documenti unificati, applicabili a tutti i sistemi di gestione implementati. Questo non solo riduce il carico di lavoro, ma migliora anche l'efficienza operativa complessiva.

4. Facilità di formazione e consapevolezza

Con una struttura standardizzata, è più semplice formare il personale e aumentare la consapevolezza riguardo ai requisiti dei diversi sistemi di gestione. La familiarità con una struttura comune accelera il processo di apprendimento e facilita la comprensione delle responsabilità e dei processi.

5. Miglioramento continuo

La struttura armonizzata incoraggia un approccio sistematico al miglioramento continuo. Le organizzazioni sono in grado di identificare e implementare miglioramenti in modo più efficace, grazie a un quadro coerente che supporta la revisione e l'ottimizzazione dei processi.

Sfide nell'implementazione della struttura armonizzata

Nonostante i numerosi vantaggi, l'adozione della struttura armonizzata può presentare alcune sfide. Le organizzazioni potrebbero dover affrontare:

• Resistenza al cambiamento: Come per qualsiasi cambiamento, ci può essere una resistenza iniziale a riprogettare sistemi esistenti alla nuova struttura. Non è raro trovare anche ora oggi Sistemi di Gestione organizzati secondo i requisiti di vecchie edizioni degli standard! 

• Costi di transizione: Implementare la HS può richiedere un investimento iniziale in termini di tempo e risorse per aggiornare i sistemi esistenti e formare il personale. Valuta l’opportunità di fare questo lavoro in occasione di importanti adeguamenti come una nuova edizione della norma (è attesa la nuova versione a partire da fine 2025) oppure all’introduzione di importanti cambiamenti come per esempio la digitalizzazione dei Sistemi. 

• Complessità gestionale: Per le organizzazioni con sistemi di gestione complessi, l'armonizzazione può inizialmente sembrare un compito arduo in quanto richiede di lavorare con team multidisciplinari e toccare contemporaneamente molteplici fattori, aumentando la complessità.

Conclusioni

La struttura armonizzata (HS) ISO rappresenta un passo avanti significativo nella configurazione dei sistemi di gestione. Offre numerosi vantaggi in termini di integrazione, coerenza e efficienza operativa, rendendo più semplice per le organizzazioni conformarsi a molteplici standard ISO. Sebbene possano esserci alcune sfide iniziali, i benefici a lungo termine superano di gran lunga i costi e gli sforzi necessari per l'implementazione.

Adottare la struttura armonizzata non è solo una questione di conformità, ma una strategia per migliorare la qualità, l'efficienza e la sostenibilità delle operazioni aziendali. 

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