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Viasyst, il software in cloud per
gestire gli audit in modo flessibile, scalabile e dinamico

Uno strumento nato per digitalizzare l'intero processo degli Enti di Certificazione, perfetto anche per Aziende che svolgono audit a fornitori e Consulenti

Il processo di accreditamento secondo gli standard ISO 17021 richiede di documentare tutte le fasi del processo di certificazione, dalla domanda fino all’emissione del certificato.

Sulla base della nostra esperienza e delle conoscenze acquisite, le principali sfide che un Organismo di Certificazione affronta sono:

Logo ViaSyst

• Migliorare l'efficienza: una gestione manuale dei documenti e delle  informazioni rende il lavoro inefficiente, ridondante, a rischio di errore e terribilmente lento.
• Incrementare la trasparenza: documenti e informazioni devono essere gestiti con la massima sicurezza e nella totale privacy, assicurando che i dati sensibili siano sicuri e protetti. Nello stesso tempo, è fondamentale condividere le informazioni relative allo stato di avanzamento del processo attraverso notifiche in tempo reale, per garantire il giusto grado di coinvolgimento e fiducia.
• Sviluppare la scalabilità: capacità di gestire un crescente numero di certificati garantendo che il processo di certificazione resti rilevante e di impatto.
• Rispettare la conformità alle normative: semplificare e organizzare la gestione dei principali requisiti degli standard di Accreditamento continuando a garantirne il controllo.

QSA.net è importatore in esclusiva per l’Italia della tecnologia ViaSyst, piattaforma in cloud che consente di gestire l’intero processo di certificazione, in piena conformità allo standard ISO 17021 e alla sicurezza dei dati.

ViaSyst nasce da esperti del settore che hanno progettato la piattaforma partendo dal processi, avendo ben chiari gli obiettivi fondamentali che una soluzione efficace deve necessariamente soddisfare:

• pronta per l'uso e sviluppata specificatamente organismi di certificazione, aziende che effettuano audit a fornitori e consulenti che svolgono audit per conto dei propri clienti;
• utilizzata da 43 enti di certificazione e schemi in 67 paesi coinvologendo 458 valutatori;
• supportata da un team guidato da esperti di standard ISO con una pluridecennale esperienza nella gestione di enti di ceritificazione.

ViaSyst è la giusta risposta alla crescente domanda dei Professionisti della Certificazione in grado di migliorare l'efficienza, aumentare la trasparenza dei processi, rendere le attività scalabili e garantire la conformità ai processi di accreditamento.

Come ti aiutiamo a portare valore in azienda

QSA.net sviluppa processi, non procedure. Ti offre un modo semplice, lineare e risolutivo per accompagnare la tua organizzazione attraverso la digitalizzazione e così lavorare meglio ed essere più efficace. Con un approccio basato sui principi del miglioramento continuo, ti portiamo ad abbracciare in modo naturale modelli di innovazione che potrai applicare, in poco tempo e con minimo sforzo, nella tua azienda.

Il nostro approccio è fondato sull’ ascolto per mettere a puntouna proposta tecnico-economica che porta alla soluzione ottimale per soddisfare le tue richieste e superare i problemi che hanno bloccato il cambiamento fino a oggi. Quando ci mettiamo all’opera, ci concentriamo sulle tue priorità e seguiamo un percorso modulare e flessibile, con un budget definito.

Con ViaSyst gestisci dai singoli audit all'intero processo di certificazione

Siamo perfettamente consapevoli che le tecnologie sono la risposta giusta per vincere le sfide del settore degli Enti di Certificazione come l’efficienza, la trasparenza, la scalabilità e la conformità.

Ci sono molti modi con cui la tecnologia ti aiuta a trovare una soluzione:
√ investire nello sviluppo di un software basato su specifici processi e bisogni: una soluzione perfettamente personalizzata a fronte di costi e rischi nonostante l’elevato livello di standardizzazione imposto dalla Norma di riferimento;
√ usare strumenti generalisti come software CRM o software DRM oppure continuare a usare documenti office in forma destrutturata: bassi costi con risultati parziali;
√ soluzioni progettate apposta per il settore, sviluppate da esperti, offerte con tecnologie scalabili in cloud, in grado di offrire efficienza, condividere documenti e informazioni, inviare notifiche, gestire la sicurezza dei dati e l’integrazione con altre soluzioni digitali.

Non esiste la soluzione perfetta per tutti ma ci sono caratteristiche che sono essenziali e che occorre conoscere e valutare in merito alla propria specifica situazione, al fine di mantenere un elevato livello di servizio senza perdere in competitività.

ViaSyst è un’unica piattaforma accessibile da tutte le parti coinvolte, su qualsiasi browser e da qualsiasi dispositivo.

Tutti i documenti e i dati vengono raccolti attraverso un flusso di lavoro che coinvolge sia le Organizzazioni che i valutatori e vengono salvati direttamente nella piattaforma.

Con ViaSyst, per ogni audit in automatico:

• si producono e attivano le notifiche alle persone appropriate
• si generano le scadenze necessarie, che a loro volta inviano i relativi promemoria
• si generano report e si aggiornano registri
• si creano tabelle di riepilogo, indicatori e grafici
• si predispongono i dati per l’interconnessione o l’esportazione

ViaSyst è la piattaforma SaaS ideale per i proprietari di schemi, enti che effettuano audit (di prima, seconda o terza parte) per sistemi di gestione o certificazione di prodotto:
√ digitalizza i processi operativi, garantendo la perfetta tracciabilità, coerenza ed integrità dei dati
√ elimina totalmente ogni trascrizione dei dati
√ automatizza il processo di revisione per una completa digitalizzazione di tutte le fasi.

L'adozione di questa piattaforma digitale porta benefici all'intera filiera del processo di certificazione:

Per gli Organismi di Certificazione

  • Accesso automatico al contenuto integrale di ogni rapporto di audit;
  • Monitoraggio dei report attraverso  campi obbligatori e validazione;
  • Monitoraggio dinamico del follow-up e del completamento delle Non Conformità (NC): NC Manager;
  • Piena disponibilità dei dati per il campionamento e il monitoraggio della loro integrità;
  • Dati disponibili per l'implementazione di KPI;
  • Gestione degli standard di riferimento

Per i Valutatori

  • Piattaforma intuitiva;
  • Risparmio di 1-2 ore nella stesura dei report;
  • Nessuna duplicazione dei dati (per i report inviati direttamente ai clienti);
  • Audit combinati sulla piattaforma: scrittura di un singolo risultato;
  • NC Manager: follow-up interattivo del completamento delle NC con i clienti;
  • Avvisi via e-mail per ogni aggiornamento del completamento delle NC;
  • Esperienza di audit: registrata automaticamente.

Per i proprietari di schemi

  • Monitoraggio delle prestazioni: statistiche e benchmarking;
  • Trasferimento cartella azienda certificata: un solo clic;
  • Backup e archivi: gestiti da server.

Per le Aziende Certificate

  • Report completo e coerente disponibile al momento del follow-up del completamento delle NC;
  • Sistema di validazione (da parte dell'auditor con AB), con tracciamento;
  • Valore aggiunto: basi di conoscenza;
  • Benchmarking sul profilo di maturità e KPI.