Sistemi di Gestione a norme ISO: problemi e soluzioni

In chiusura di quest’anno, vogliamo condividere alcune riflessioni sulla base della nostra esperienza e delle centinaia di interviste che abbiamo realizzato a Responsabili di Sistemi di Gestione.

Quali sono i più grandi mal di pancia, i problemi ricorrenti, le sfide che ricorrono più frequentemente nei sistemi di gestione? Come affrontarle?

Sappiamo benissimo che ogni azienda ha le proprie caratteristiche: dimensioni, settore, mercati, area geografica, stile imprenditoriale, le variabili sono tantissime e tutte concorrono a rendere ogni Azienda profondamente differente dall’altra.

In questo, il gruppo di lavoro che ha scritto le ISO, a partire dalla più famosa ISO 9001, è stato bravissimo nel definire requisiti che possono essere applicati in aziende con caratteristiche così diverse.

Eppure, nonostante tutte queste diversità, ci sono alcuni di questi requisiti che pongono le aziende davanti a sfide spesso molto simili fra loro.

Si tratta quasi sempre di sfide associate a requisiti inerenti gli aspetti organizzativi del sistema, che nascono da un approccio metodologico tradizionale.

Quando diciamo approccio metodologico tradizionale ci riferiamo a quelle tecniche nate negli anni ‘90, basate su file word, excel, cartelle condivise, email, che a distanza di trent’anni ancora pervadono il modo di operare, nonostante tutti i cambiamenti intercorsi, sia a livello normativo che di strumenti, metodologie e tecnologie oggi disponibili.

Ecco quindi le 4 sfide maggiormente ricorrenti nell’applicazione dei requisiti dei Sistemi di Gestione delle Piccole e Medie Imprese.

Gestione documentale

Sembra incredibile a dirsi, ma ancora tantissime aziende gestiscono i documenti in modo manuale. Non ci riferiamo a Piccole Imprese, dove l’assetto documentale è relativamente contenuto… e scarsamente manutenuto… 

E’ preoccupante la situazione di Medie Aziende, spesso “pluricertificate” che muovono diverse centinaia di documenti senza nessun tipo di automatismo.

Difficoltà nell’aggiornare la documentazione aziendale, nella distribuzione controllata, nel trovare i documenti.

Trasformano l’utilità di un sistema documentato in un incubo senza fine! Non c’è nulla di peggio di dover perdere tempo nel gestire la forma anziché concentrarsi sulla sostanza! 

Le “migliori pratiche” oggi prevedono l’utilizzo dell’intelligenza artificiale per diffondere la conoscenza organizzativa, altro che cartelle condivise sul disco di rete! 

Gestione delle attività di formazione e addestramento

Una delle sfide più comuni che riscontriamo nelle aziende.

La situazione più tipica è un file per la gestione dei corsi da cui occorre gestire a mano l’aggiornamento delle schede personale, una per ogni persona in azienda.

Un lavoro biblico che non lascia tempo per realizzare la mappatura e la valutazione delle competenze presenti in azienda.

Accanto a blasonate soluzioni dedicate al mondo HR esistono soluzioni in grado di supportare la gestione di mansionari, competenze, schede personale, piani di formazione con un grado di automatismo che include notifiche, promemoria e reporting. 

Gestione delle scadenze

Un’altra sfida comune a molte aziende è la gestione delle scadenze: manutenzioni, tarature, formazione, qualifica dei fornitori, Azioni Correttive e Preventive, Audit…

Avere tutto sotto controllo in modo univoco e organizzato è una sfida epica spesso affrontata con i limiti degli strumenti office e google, come calendar o task che offrono il solo vantaggio di un promemoria. (Molto spesso in realtà non si va oltre una tabella xls senza alcun tipo di notifica!).

La vera soluzione alla gestione delle scadenze consiste nell’automatizzarle, facendo sì che si aggiornino attraverso il processo stesso che le governa. Solo in questo modo si evita di doverne gestire l’aggiornamento manuale! Avere un calendario che ti manda un promemoria per la scadenza di una taratura è comodo (e già meglio di un mero elenco XLS), ma ancora meglio è avere una soluzione che gestisce la registrazione della taratura eseguita e ti aggiorna la scadenza in automatico senza dover fare nulla di più. 

Gestione di Non Conformità, Reclami e Azioni Correttive

Quest’ultima sfida è comune alla stragrande maggioranza delle aziende.

Anche in questo caso la soluzione più comune che viene utilizzata è un foglio excel e quando si è un po’ più bravini un 8D report per ogni evento.

Notifiche, avanzamenti, promemoria, allegati sono tutti gestiti in modo manuale, per non parlare dell’analisi dei dati che, quando si riesce a fare, richiede nottate di lavoro per riorganizzare i dati e tirarne fuori qualche informazione.

Una gestione accurata di Non Conformità e Reclami è fondamentale per garantire il miglioramento dei processi, dei prodotti e dei servizi. Un altro caso in cui l’intelligenza artificiale può essere un aiuto molto importante per risalire all’analisi delle cause.

Se ti ritrovi in queste situazioni sappi che sei in buonissima compagnia!

Ma devi anche sapere che le soluzioni ci sono e sono alla tua portata.

Sei pronto per trasformare ogni sfida in una nuova opportunità?