Come progettare un Sistema di Gestione per la qualità ISO 9001 efficace

L’approccio classico alla ISO 9001 che vediamo applicato da sempre è quello di seguire pedissequamente i punti della norma.

Ne derivano molto spesso Sistemi Qualità di difficile comprensione, scritti più per soddisfare le esigenze di un audit di certificazione che per esigenze organizzative interne all’azienda.

Se poi ci affianchiamo la necessità di gestire i tanti requisiti di norma, che richiedono di tenere sotto controllo cose che non sono mai state tenute sotto controllo, utilizzando fogli excel, documenti word, cartelle condivise, email… Il risultato che si ottiene è che il sistema qualità diventa una sovrastruttura burocratica di difficile applicazione.

Se stai pensando di certificarti ISO 9001 abbiamo appena descritto il rischio più grande che stai per correre.
Se invece hai già un sistema certificato in azienda è molto probabile che tu sappia molto bene quello di cui stiamo parlando.

Vuoi capire come evitare o rimediare a questo errore? Trasforma il tuo Sistema di Gestione in un potente strumento a supporto del tuo business.

Cos’è la norma ISO 9001

Partiamo da un concetto fondamentale: la Norma ISO 9001 è un insieme di requisiti che possono trovare risposta in infiniti modi ed è questo che rende la norma così universale da poter essere applicata a qualsiasi Organizzazione, di qualsiasi dimensione e settore.

E’ molto importante comprendere come calarla all’interno della propria Azienda per non correre il rischio di ritrovarsi un vestito troppo stretto o troppo largo.

Se il sistema lo stai progettando da zero il primo passo da fare è una “analisi iniziale” per comprendere quale sia il punto di partenza: la definizione dei ruoli nei processi, gli strumenti a supporto delle attività o anche solo, banalmente, la modulistica utilizzata in azienda.

Se il sistema è già esistente da tempo è importante valutarne lo stato di aggiornamento: quali procedure sono effettivamente utilizzate ed aggiornate e quali vengono sistematicamente disattese (anche se sappiamo bene che dagli audit che non risulterà mai!) e perché vengono disattese.

L’obiettivo è quello di mappare i reali bisogni dell’organizzazione in relazione alle necessità di rispettare i requisiti previsti dagli standard ISO.

A questo punto occorre fare una distinzione importante.

Processi gestionali e processi organizzativi

Qualsiasi organizzazione, per sopravvivere, attua uno o più processi.
Ci riferiamo a tutte quelle azioni coordinate fra loro che trasformano un input (che in una azienda di produzione è facilmente identificabile con una materia prima) con un output, ovvero il prodotto o il servizio che viene venduto al cliente).

Questi processi li definiamo gestionali. Qui la norma non entra nel merito di quello che i tuoi processi realizzano, bensì di come li attui per garantire il soddisfacimento degli obiettivi per cui applichi la norma stessa. Nel caso di un Sistema Qualità questo è “fornire con regolarità” e “accrescere la soddisfazione del cliente”.

Il segreto quindi è quello di descrivere il processo ed assicurarsi che tutti i requisiti richiesti  siano correttamente gestiti.

Se hai in azienda un buon software gestionale, spesso hai già una risposta strutturata e organizzata a molti di questi requisiti.

Fatto questo hai definito la parte più importante di un Sistema di Gestione. 

Ma non è tutto. 

Il problema per tantissime aziende risiede in tutte quelle richieste di norma che riguardano gli aspetti più organizzativi del sistema, che vanno dalla tenuta dei documenti alla formazione, dalla gestione dei processi di miglioramento alla valutazione dei fornitori.  

E’ qui che molte aziende si incartano. Tradizionalmente infatti questi requisiti portano ad introdurre processi, moduli e modulini che non fanno parte del business e per i quali mancano gli strumenti.

Il vantaggio di strumenti specializzati

Strumenti come Digitaliso sono di grande aiuto proprio su questo fronte. 

Attraverso questo tipo di soluzioni, infatti, il processo è completamente digitalizzato e si integra perfettamente con l’operatività richiesta.

Se stai sviluppando un sistema Qualità, con Digitaliso trovi già pronti all’uso tutti gli strumenti da mettere in pratica.

Se hai un sistema già certificato e la tua analisi iniziale ha evidenziato delle carenze nell’applicazione delle procedure, è molto probabile che si tratti proprio di questi processi di natura organizzativa che non quelli gestionali.

La notizia è che puoi snellire il tuo Sistema in modo importante eliminando documentazione non più necessaria. 

Una volta che hai definito i tuoi processi gestionali e organizzativi è necessario realizzare un ciclo di Audit Interni con l’ausilio di una figura dotata di adeguate competenze. Questa potrà confermare la bontà del Sistema ed eventualmente suggerirti ulteriori messe a punto.

L’ultimo passo è sempre quello di attuare un Riesame della Direzione attraverso il quale analizzare i dati raccolti, tirare le somme e decidere cosa possa o debba essere migliorato.