Le firme elettroniche nei sistemi di gestione a norme ISO: guida per l’uso

Lo sai che anche nei Sistemi ISO puoi dire addio alla carta e firmare tutto… digitalmente? 

La firma digitale è uno strumento che permette di firmare documenti in modo elettronico, garantendo:

• Autenticità: chi firma è veramente chi dice di essere.

• Integrità: il contenuto non è stato modificato dopo la firma.

• Non ripudio: chi ha firmato non può negarlo.

Ma ATTENZIONE: non tutte le firme elettroniche sono uguali e sbagliare tipo di firma può invalidare un documento. 

In questo articolo ti spieghiamo tutto: quali firme usare, quando usarle e come funzionano le firme elettroniche.

Tre tipologie di firma elettronica

In Italia (e in Europa) esistono tre principali tipologie di firme elettroniche, regolate dal Regolamento eIDAS.

1. Firma Elettronica Semplice (FES)

• E’ una firma elettronica di base, ad esempio: digitare il proprio nome, mettere una spunta su un modulo online, inviare una mail con conferma.
• Non ha particolari requisiti di sicurezza. Non prevede una verifica forte dell’identità del firmatario.
• e la puoi usare in contesti a basso rischio o interni all’azienda (es. approvazioni semplici, questionari, prenotazioni).

2. Firma Elettronica Avanzata (FEA)

• E’ una Firma basata su un sistema che collega in modo univoco il firmatario e il documento. Richiede una forma di autenticazione più forte (es. OTP via SMS, PIN, riconoscimento biometrico).
• La firma viene generata con strumenti sotto il controllo esclusivo del firmatario e garantisce che il documento non sia stato alterato.
• Viene usata tipicamente per contratti commerciali, mandati bancari, autorizzazioni importanti ma non legali.

3. Firma Elettronica Qualificata (FEQ)

• È l’unica firma che ha lo stesso valore legale di una firma autografa e può essere rilasciata solo da un certificatore accreditato.
• Utilizza una smart card, un token USB o un’app mobile dotati di certificato digitale qualificato, rilasciato previa identificazione del firmatario.
• Questo tipo di firma si utilizza per atti ufficiali, documenti da depositare presso la Pubblica Amministrazione, bilanci, contratti ad alto valore legale (come atti notarili, bilanci etcetera).

La giusta firma per il tuo Sistema di Gestione

Quando la firma su un documento ha lo scopo di dare evidenza di tracciabilità circa “chi ha fatto cosa” la Firma Elettronica Semplice è più che sufficiente.

Questo significa che un form in cui viene riportato il nominativo del segnatario convalidato da una login e da una password è un sistema di firma coerente con quanto necessario nella stragrande maggioranza dei casi. Consente di mantenere snello il processo di convalida dei dati ed è compatibile con il livello di rischio associato all’utilizzo della Firma Elettronica Semplice nell’ambito di un Sistema di Gestione a Norme ISO.

Quando tuttavia, il documento elettronico deve avere una validità legale occorre adottare un sistema di firma più forte e scegliere la Firma Elettronica Avanzata o addirittura quella Qualificata.

L’importanza dell’analisi del livello di rischio

Adottare la firma elettronica appropriata nei processi digitalizzati richiede un’analisi del contesto e una identificazione di rischi e opportunità, che permetterà di identificare le eventuali esigenze di Azioni di miglioramento.

Alcuni esempi: 

• definire delle policy interne

• formare il personale all’uso della firma appropriata

• instaurare dei controlli 

Ecco quindi che digitalizzare il tuo sistema significa anche adeguarlo attraverso azioni di miglioramento necessarie per la sua corretta applicazione.