Intelligenza Artificiale applicata ai Sistemi di Gestione

L’Intelligenza Artificiale è già entrata nelle organizzazioni.

Viene utilizzata per cercare informazioni, analizzare dati, consultare documenti, predisporre bozze e supportare numerose attività operative.

La vera domanda, quindi, non è più se utilizzare o meno l’Intelligenza Artificiale, ma come integrarla nei processi aziendali mantenendone il controllo.

Il tema diventa particolarmente rilevante quando l’AI entra nei Sistemi di Gestione, dove affidabilità delle informazioni, responsabilità, tracciabilità delle attività e controllo dei processi sono elementi essenziali.

Dall’AI generativa all’AI agentica

La diffusione di strumenti come ChatGPT ha reso familiare un primo modello di utilizzo dell’Intelligenza Artificiale: l’utente formula una richiesta e il sistema genera una risposta.

È un modello estremamente potente, ma richiede generalmente all’utente di fornire il contesto necessario: spiegare il proprio ruolo, descrivere il problema, indicare il metodo da applicare e specificare il risultato desiderato.

L’evoluzione verso sistemi AI più specializzati permette di fare un passo ulteriore. Un sistema può essere progettato per perseguire uno scopo specifico, applicare una metodologia definita, raccogliere le informazioni necessarie attraverso domande mirate e utilizzare strumenti o funzioni per contribuire allo svolgimento di un processo.

È in questo contesto che si parla di Intelligenza Artificiale agentica.

La differenza non consiste semplicemente nella capacità di produrre risposte più elaborate. Il punto è il passaggio da un’AI che prevalentemente risponde a una richiesta a un’AI progettata per supportare il raggiungimento di uno specifico obiettivo operativo.

Cosa significa applicare l’AI ai Sistemi di Gestione?

Pensiamo ad alcune normali attività di un Sistema di Gestione:

• interpretare un requisito di una norma ISO;

• individuare una prescrizione applicabile;

• analizzare una Non Conformità;

• effettuare un’analisi delle cause;

• valutare un rischio;

• predisporre il Riesame della Direzione;

• ricercare informazioni all’interno di procedure e istruzioni;

• trasformare informazioni contenute in e-mail, documenti o testi liberi in dati strutturati.

In tutti questi casi l’Intelligenza Artificiale può fornire un supporto.

Ma per essere realmente utile non basta che sappia “generare un testo”.

Deve essere inserita in un processo governato, nel quale siano definiti lo scopo per cui viene utilizzata, le informazioni a cui può accedere, le attività che può svolgere, i limiti della sua autonomia e le responsabilità delle persone coinvolte.

Cosa significa applicare l’AI ai Sistemi di Gestione?

Pensiamo ad alcune normali attività di un Sistema di Gestione:

• interpretare un requisito di una norma ISO;

• individuare una prescrizione applicabile;

• analizzare una Non Conformità;

• effettuare un’analisi delle cause;

• valutare un rischio;

• predisporre il Riesame della Direzione;

• ricercare informazioni all’interno di procedure e istruzioni;

• trasformare informazioni contenute in e-mail, documenti o testi liberi in dati strutturati.

In tutti questi casi l’Intelligenza Artificiale può fornire un supporto.

Ma per essere realmente utile non basta che sappia “generare un testo”.

Deve essere inserita in un processo governato, nel quale siano definiti lo scopo per cui viene utilizzata, le informazioni a cui può accedere, le attività che può svolgere, i limiti della sua autonomia e le responsabilità delle persone coinvolte.

Il punto centrale rimane la supervisione umana

L’AI può analizzare informazioni, suggerire una classificazione, proporre un’azione o predisporre una registrazione.

Questo non significa necessariamente delegarle la decisione.

Un modello particolarmente interessante per i Sistemi di Gestione consiste nel mantenere una distinzione chiara tra supporto dell’AI e responsabilità della persona.

Il sistema può, ad esempio, guidare l’analisi delle cause di una Non Conformità e suggerire possibili azioni correttive. La valutazione del risultato, la sua approvazione e la decisione finale rimangono però in capo al professionista.

La stessa logica può essere applicata alla valutazione di un rischio, all’interpretazione di un requisito o alla predisposizione di un Riesame della Direzione.

L’AI supporta il processo. La decisione rimane alle persone.

AI Act: utilizzare l’AI significa anche governarla

L’introduzione dell’Intelligenza Artificiale nei processi aziendali porta con sé anche un tema di governance.

L’AI Act europeo adotta un approccio basato sul rischio e distingue differenti soggetti e tipologie di utilizzo dei sistemi AI.

Per un’organizzazione diventa quindi importante conoscere quali sistemi di Intelligenza Artificiale vengono utilizzati, per quali finalità e all’interno di quali processi.

Un possibile percorso parte dalla costruzione di un inventario dei sistemi AI utilizzati dall’organizzazione, al quale associare i relativi casi d’uso.

Per ciascun caso occorre comprendere almeno:

• quale sia la finalità del sistema;

• quali informazioni utilizzi;

• quale ruolo svolga all’interno del processo;

• quale livello di autonomia possieda;

• come venga garantita la supervisione umana;

• quali requisiti normativi e organizzativi debbano essere considerati.

La classificazione non dovrebbe inoltre essere considerata immutabile: se cambiano finalità, dati utilizzati o livello di autonomia, anche la valutazione deve essere riesaminata.

L’AI entra nel Sistema di Gestione

Questo porta a una considerazione più ampia.

Quando un sistema di Intelligenza Artificiale viene utilizzato stabilmente all’interno di un processo aziendale, non può essere considerato semplicemente uno strumento esterno all’organizzazione.

Diventa una risorsa che può influenzare il modo in cui le attività vengono svolte e, in alcuni casi, la qualità dei relativi risultati.

Il Sistema di Gestione può quindi diventare il luogo naturale nel quale governare anche l’Intelligenza Artificiale: definendone modalità di utilizzo, responsabilità, competenze necessarie, controlli e criteri di verifica.

Non necessariamente attraverso la creazione di un nuovo sistema documentale parallelo, ma integrando la governance dell’AI nei processi già esistenti.

L’AI entra nel Sistema di Gestione

Quando l’Intelligenza Artificiale entra stabilmente nei processi aziendali, diventa una risorsa del Sistema di Gestione e, come tale, deve essere governata definendone modalità di utilizzo, responsabilità e controlli.

Un esempio sono i Navigator di Digitaliso, Agenti AI specializzati progettati per supportare attività specifiche, dall’interpretazione degli standard ISO alla gestione delle Non Conformità, dalla compliance HSE alla valutazione dei rischi.

L’obiettivo non è sostituire le competenze professionali, ma renderle più accessibili ed efficienti: l’AI può guidare, analizzare e proporre, mentre la valutazione e la decisione finale rimangono sotto il controllo della persona.