Intelligenza Artificiale

L’Intelligenza Artificiale è già entrata nelle organizzazioni.

ChatGPT, Copilot e numerosi strumenti integrati nei software aziendali vengono utilizzati ogni giorno per cercare informazioni, analizzare documenti, generare contenuti, elaborare dati e supportare attività operative.

Ma mentre l’utilizzo dell’AI cresce, cresce anche una domanda fondamentale: chi governa il modo in cui l’Intelligenza Artificiale viene utilizzata all’interno dell’organizzazione?

È proprio su questo tema che interviene l’AI Act, il Regolamento europeo sull’Intelligenza Artificiale, che introduce un quadro comune per lo sviluppo, l’immissione sul mercato e l’utilizzo dei sistemi di AI nell’Unione Europea.

L’obiettivo non è semplicemente regolamentare una tecnologia. È fare in modo che l’Intelligenza Artificiale venga utilizzata secondo criteri di sicurezza, trasparenza, responsabilità e tutela dei diritti fondamentali.

L’AI Act riguarda anche chi utilizza l’Intelligenza Artificiale

Uno degli aspetti importanti da comprendere è che l’AI Act non interessa soltanto chi sviluppa sistemi di Intelligenza Artificiale.

Il Regolamento distingue infatti diversi soggetti coinvolti nella catena del valore dell’AI, attribuendo obblighi differenti in funzione del ruolo ricoperto.

Tra questi troviamo anche i deployer, cioè i soggetti che utilizzano un sistema di AI sotto la propria autorità, salvo l’utilizzo nell’ambito di attività personali non professionali.

Per un’organizzazione, quindi, la prima domanda non dovrebbe essere soltanto:

“Utilizziamo l’Intelligenza Artificiale?”

ma anche:

“Quali sistemi di AI utilizziamo, per quali attività e con quali responsabilità?”

Ed è qui che il tema normativo incontra direttamente quello dei Sistemi di Gestione.

Non tutti i sistemi di AI presentano lo stesso livello di rischio

Uno dei principi centrali dell’AI Act è l’approccio basato sul rischio.

Il Regolamento prevede infatti requisiti differenti in funzione delle caratteristiche e degli utilizzi dei sistemi di Intelligenza Artificiale.

Alcune pratiche sono vietate, mentre determinati sistemi vengono classificati come ad alto rischio e sono sottoposti a requisiti specifici. Per altri sistemi sono previsti obblighi di trasparenza, mentre molte applicazioni dell’AI non rientrano nelle categorie sottoposte agli obblighi più stringenti.

Questo significa che non è sufficiente creare una generica “policy sull’Intelligenza Artificiale”.

Occorre prima comprendere dove e come l’AI viene utilizzata.

Il primo passo: conoscere l’AI presente nell’organizzazione

Pensiamo a una situazione ormai piuttosto comune.

Il reparto Marketing utilizza strumenti di AI generativa per creare contenuti.

Le Risorse Umane utilizzano funzionalità AI integrate in una piattaforma.

L’ufficio tecnico utilizza un assistente per analizzare documentazione.

Il personale utilizza ChatGPT o altri strumenti per sintetizzare documenti, elaborare dati o predisporre comunicazioni.

Nel frattempo, alcuni software aziendali iniziano a introdurre funzionalità basate sull’Intelligenza Artificiale.

L’organizzazione potrebbe quindi utilizzare molti più sistemi AI di quanto formalmente conosca.

Per questo una governance efficace può partire da un vero e proprio censimento degli utilizzi dell’AI.

Per ogni sistema diventa utile identificare almeno:

Sistema AI → Scopo → Utilizzatori → Dati utilizzati → Processo coinvolto → Responsabilità → Rischio → Controlli

In questo modo l’AI smette di essere semplicemente uno “strumento utilizzato dalle persone” e diventa un elemento governato dell’organizzazione.

AI literacy: non basta introdurre una policy

Un altro elemento significativo introdotto dall’AI Act riguarda l’AI literacy.

Provider e deployer devono adottare misure per garantire, per quanto possibile, un livello sufficiente di alfabetizzazione in materia di AI del personale e delle altre persone che utilizzano sistemi AI per loro conto, tenendo conto delle conoscenze tecniche, dell’esperienza, della formazione e del contesto nel quale tali sistemi vengono utilizzati.

Questo porta il tema oltre la semplice formazione sull’utilizzo di uno strumento.

Le persone dovrebbero comprendere almeno cosa può fare il sistema, quali sono i suoi limiti, quali rischi possono derivare dal suo utilizzo e quando è necessario l'intervento umano.

Sapere utilizzare un prompt non significa necessariamente sapere utilizzare responsabilmente l’Intelligenza Artificiale.

La supervisione umana rimane centrale

Questo principio diventa ancora più importante quando l’AI viene integrata nei processi aziendali.

Un sistema può analizzare informazioni, proporre una classificazione, individuare anomalie, predisporre una registrazione oppure suggerire un'azione.

Ma supportare una decisione non significa necessariamente sostituire chi ne ha la responsabilità.

Pensiamo a un sistema AI utilizzato per supportare:

• l'analisi di una Non Conformità;
• la valutazione di un rischio;
• l'interpretazione di un requisito;
• la predisposizione del Riesame della Direzione;
• l'analisi di documenti e procedure;
• la gestione di prescrizioni e adempimenti.

In questi casi è fondamentale stabilire cosa può fare l'AI e cosa deve rimanere sotto il controllo della persona.

Il principio può essere sintetizzato così: l’AI supporta il processo. La responsabilità rimane alle persone.

Scopri come possiamo aiutarti a introdurre l'AI in azienda.

I Sistemi di Gestione insegnano che la gestione documentale è una componente essenziale per garantire efficienza operativa e conformità normativa. La tecnologia ha sempre svolto un ruolo fondamentale sul tema. All’inizio degli anni ‘90 anni ci fu il passaggio epocale dai documenti “cartacei” a quelli digitali, solo poco più di 10 anni fa nascono i documenti collaborativi on line, ed oggi l'intelligenza artificiale (IA) sta emergendo come soluzione per migliorare il controllo della qualità e la compliance nella gestione documentale. 
Ma come può l'IA rivoluzionare davvero questi processi?

Cos'è la gestione documentale?

La gestione documentale consiste in un processo controllato per organizzare, archiviare, proteggere e recuperare documenti all'interno di un'organizzazione. Un'efficace gestione documentale garantisce che le informazioni siano facilmente accessibili, aggiornate e conformi alle normative vigenti.

L'IA nella gestione documentale: Un nuovo approccio

L'intelligenza artificiale offre strumenti potenti per automatizzare e ottimizzare molti aspetti della gestione documentale. Ecco alcuni modi in cui l'IA sta trasformando questo campo:

1. Automazione dei processi

L'IA può automatizzare molte delle attività manuali associate alla gestione documentale, come la classificazione, l'archiviazione e l'indicizzazione dei documenti. Gli algoritmi di machine learning possono analizzare grandi volumi di dati, identificare modelli e categorizzare automaticamente i documenti in base al loro contenuto.

In QSA.net abbiamo lavorato per digitalizzare l’intero archivio storico dei report di controllo di processo e finali, trasformando giga di file in un database di dati omogenei.

2. Ricerca avanzata

Gli strumenti di ricerca basati sull'IA possono migliorare significativamente la capacità di trovare documenti e informazioni rilevanti. Utilizzando tecnologie come il riconoscimento del linguaggio naturale (NLP), l'IA comprende le query di ricerca degli utenti e fornire i risultati più pertinenti.

In QSA.net abbiamo integrato questa strabiliante funzionalità nella piattaforma Digitaliso, che  offre oggi agli utilizzatori una vera conoscenza organizzativa condivisa in azienda. 

3. Controllo della qualità e della compliance normativa

L'IA aiuta a monitorare i documenti per assicurarsi che siano conformi agli standard di qualità. Può identificare errori, incongruenze e deviazioni dagli standard normativi, suggerendo correzioni automatiche o avvisando il personale responsabile.

In QSA.net abbiamo integrato diversi BOT specializzati nella piattaforma Digitaliso, addestrati per essere esperti di normativa, al tuo servizio, in grado di suggerirti preziose informazioni ed aiutarti nella gestione dei tuoi Sistemi. 

Vantaggi della gestione documentale con l'IA

Davvero hai ancora dubbi circa i vantaggi che offre la IA nella gestione documentale? Eccone alcuni:

• Efficienza operativa: automatizzando i processi manuali le organizzazioni possono ridurre il tempo e le risorse necessarie per la gestione documentale.

• Accuratezza: l'IA riduce il rischio di errori umani, migliora la precisione della classificazione e della gestione dei documenti.

• Accessibilità: i sistemi di ricerca avanzata basati sull'IA rendono più facile e veloce trovare i documenti e le informazioni.

• Sicurezza: l'IA monitora i documenti per identificare potenziali rischi di sicurezza e garantire la protezione dei dati sensibili.

• Conformità: mantenere la compliance diventa più semplice grazie alla capacità dell'IA di analizzare e verificare i documenti rispetto alle normative e fornire suggerimenti.

Conclusioni

Integrare l'IA nella gestione documentale della tua Azienda rappresenta un'opportunità unica per migliorare il controllo della qualità e garantire la compliance normativa. 

Automazione, ricerca avanzata, controllo della qualità e conformità normativa sono solo alcuni dei vantaggi offerti dall'IA. In un mondo sempre più digitale, adottare queste tecnologie è fondamentale per rimanere competitivi e efficienti.

Per saperne di più su come l'IA può aiutare la gestione documentale anche nella tua azienda contattaci oggi stesso!

Scopri come possiamo aiutarti a ottimizzare i tuoi processi e a garantire che la tua organizzazione sia sempre un passo avanti.

Le norme ISO sono cruciali per le piccole e medie imprese in quanto stabiliscono un framework riconosciuto a livello internazionale per il miglioramento continuo e la gestione della qualità. 

La vera sfida di ogni imprenditore, oggi, non è mantenere una certificazione ISO 9001, bensì trarne il massimo beneficio al fine di garantire il successo durevole dell’organizzazione.

In un'era in cui la digitalizzazione sta trasformando ogni aspetto del business, integrare tecnologie avanzate nei sistemi di gestione non è più un'opzione, ma una necessità.

Come queste tecnologie stanno diventando essenziali per rimanere competitivi?

Intelligenza Artificiale

L’intelligenza Artificiale in una piccola e media impresa offre tantissimi campi di applicazione ed è in grado di rivoluzionare la gestione dei processi aziendali portando maggiore efficienza, maggiore precisione e più informazioni.

Tutti aspetti che incidono in modo significativo sulla Qualità. 

Per esempio, uno strumento alla portata di una qualsiasi piccola media azienda come Chat-GPT mette a disposizione della Direzione e dei responsabili un esperto in grado di aiutare a velocizzare la ricerca e l’elaborazione di informazioni in qualsiasi campo.

Oppure, uno strumento appositamente sviluppato come AMMIRA, l’intelligenza artificiale di Digitaliso, è in grado di estrarre dalla tua documentazione tutte le risposte che ti servono basandosi sulle procedure aziendali.

Integrazione orizzontale e verticale dei dati

L’integrazione orizzontale e verticale dei dati offre l’opportunità di semplificare sia i processi operativi che quelli strategici.

A livello operativo l’utilizzo di appropriate tecnologie digitali permette un flusso di dati che evita ridondanze, limitando i rischi di errore e il tempo di esecuzione delle attività.

A livello strategico l’integrazione dei dati permette di alimentare sistemi di business intelligence, ovvero indicatori e cruscotti automatici, in grado di fornire informazioni sullo stato di salute dei vari processi e aiutare a prendere le giuste decisioni.

Anche in una piccola azienda tutto questo è possibile grazie a strumenti come AppSheet e Looker Studio, offerti da Google a costi ridicoli. 

Per esempio in QSA.net li usiamo giornalmente per aiutare i nostri clienti a raccogliere dati in modo semplice ed efficace per poi rielaborarli sotto forma di cruscotti aggiornati in tempo reale.

Cloud Computing

Il cloud Computing è una tecnologia che ha iniziato a diffondersi in Italia nel 2010.

Pur non essendo recentissima è stata a lungo rallentata da falsi miti e dallo scetticismo di chi preferiva avere i dati in azienda (fa niente se privi di backup e a rischio compromissione). Il tempo e le evidenze, insieme con una normativa più stringente in materia di sicurezza e protezione, hanno convinto oggi anche i più scettici.

Moltissime piccole imprese utilizzano soluzioni basate sulla tecnologia cloud, anche se sono ancora in molti a non averne compreso appieno tutte le potenzialità.

Ecco degli esempi:

• il mondo del SaaS (Software as a Service), che offre soluzioni flessibili e modulari attraverso canoni d’uso in abbonamento, spesso irrisori.

• il mondo PaaS (Platform as a service) dove altre tecnologie abilitanti come Big Data e Intelligenza Artificiale possono essere utilizzate a consumo.

• il mondo IaaS (Infrastructure as a Service) che permette a chiunque di disporre di soluzioni tecnologiche di altissimo livello, come datacenter ridondanti con connessione ultraveloce e sistemi di sicurezza altrimenti inavvicinabili.

Tutte queste sono soluzioni in grado di aggiungere valore ai processi della tua azienda a livello di business, organizzativo e di marketing.

Integrare le tecnologie digitali

Migliorando l'efficienza e riducendo gli sprechi, grazie a costi associati al consumo reale, le tecnologie digitali permettono alle PMI di risparmiare risorse significative.

La conformità migliora grazie alla precisione dei dati raccolti e analizzati, permettendo di disporre delle informazioni necessarie per attuare una risposta rapida ai cambiamenti del mercato, diventando un formidabile vantaggio competitivo.

Nonostante i numerosi benefici, l'integrazione delle tecnologie digitali presenta sfide importanti. La prima sfida inizia con la necessità di formare il personale sulle nuove competenze e per questo non basta un partner tecnico che sviluppi software, ma un approccio organizzativo basato sull’uso delle nuove tecnologie.

Vuoi saperne di più? Prenota una call per parlarne, scegli QUI il tuo slot.

L’Intelligenza Artificiale è già entrata nelle organizzazioni.

Viene utilizzata per cercare informazioni, analizzare dati, consultare documenti, predisporre bozze.

La vera domanda, quindi, non è più se utilizzare o meno l’Intelligenza Artificiale, ma come integrarla nei processi aziendali mantenendone il controllo.

Il tema diventa particolarmente rilevante quando l’AI entra nei Sistemi di Gestione, dove affidabilità delle informazioni, responsabilità, tracciabilità delle attività e controllo dei processi sono elementi essenziali.

Dall’AI generativa all’AI agentica

La diffusione di strumenti come ChatGPT ha reso familiare un primo modello di utilizzo dell’Intelligenza Artificiale: l’utente formula una richiesta e il sistema genera una risposta.

È un modello estremamente potente, ma richiede generalmente all’utente di fornire il contesto necessario: spiegare il proprio ruolo, descrivere il problema, indicare il metodo da applicare e specificare il risultato desiderato.

L’evoluzione verso sistemi AI più specializzati permette di fare un passo ulteriore. Un sistema può essere progettato per perseguire uno scopo specifico, applicare una metodologia definita, raccogliere le informazioni necessarie attraverso domande mirate e utilizzare strumenti o funzioni per contribuire allo svolgimento di un processo.

È in questo contesto che si parla di Intelligenza Artificiale agentica.

La differenza non consiste semplicemente nella capacità di produrre risposte più elaborate. Il punto è il passaggio da un’AI che prevalentemente risponde a una richiesta a un’AI progettata per supportare il raggiungimento di uno specifico obiettivo operativo.

Cosa significa applicare l’AI ai Sistemi di Gestione?

Pensiamo ad alcune normali attività di un Sistema di Gestione:

• interpretare un requisito di una norma ISO;

• individuare una prescrizione applicabile;

• analizzare una Non Conformità;

• effettuare un’analisi delle cause;

• valutare un rischio;

• predisporre il Riesame della Direzione;

• ricercare informazioni all’interno di procedure e istruzioni;

• trasformare informazioni contenute in e-mail, documenti o testi liberi in dati strutturati.

In tutti questi casi l’Intelligenza Artificiale può fornire un supporto.

Ma per essere realmente utile non basta che sappia “generare un testo”.

Deve essere inserita in un processo governato, nel quale siano definiti lo scopo per cui viene utilizzata, le informazioni a cui può accedere, le attività che può svolgere, i limiti della sua autonomia e le responsabilità delle persone coinvolte.

Il punto centrale rimane la supervisione umana

L’AI può analizzare informazioni, suggerire una classificazione, proporre un’azione o predisporre una registrazione.

Questo non significa necessariamente delegarle la decisione.

Un modello particolarmente interessante per i Sistemi di Gestione consiste nel mantenere una distinzione chiara tra supporto dell’AI e responsabilità della persona.

Il sistema può, ad esempio, guidare l’analisi delle cause di una Non Conformità e suggerire possibili azioni correttive. La valutazione del risultato, la sua approvazione e la decisione finale rimangono però in capo al professionista.

La stessa logica può essere applicata alla valutazione di un rischio, all’interpretazione di un requisito o alla predisposizione di un Riesame della Direzione.

L’AI supporta il processo. La decisione rimane alle persone.

Un esempio sono i Navigator di Digitaliso, Agenti AI specializzati progettati per supportare attività specifiche, dall’interpretazione degli standard ISO alla gestione delle Non Conformità, dalla compliance HSE alla valutazione dei rischi.