Intelligenza Artificiale

I Sistemi di Gestione insegnano che la gestione documentale è una componente essenziale per garantire efficienza operativa e conformità normativa. La tecnologia ha sempre svolto un ruolo fondamentale sul tema. All’inizio degli anni ‘90 anni ci fu il passaggio epocale dai documenti “cartacei” a quelli digitali, solo poco più di 10 anni fa nascono i documenti collaborativi on line, ed oggi l'intelligenza artificiale (IA) sta emergendo come soluzione per migliorare il controllo della qualità e la compliance nella gestione documentale. 
Ma come può l'IA rivoluzionare davvero questi processi?

Cos'è la gestione documentale?

La gestione documentale consiste in un processo controllato per organizzare, archiviare, proteggere e recuperare documenti all'interno di un'organizzazione. Un'efficace gestione documentale garantisce che le informazioni siano facilmente accessibili, aggiornate e conformi alle normative vigenti.

L'IA nella gestione documentale: Un nuovo approccio

L'intelligenza artificiale offre strumenti potenti per automatizzare e ottimizzare molti aspetti della gestione documentale. Ecco alcuni modi in cui l'IA sta trasformando questo campo:

1. Automazione dei processi

L'IA può automatizzare molte delle attività manuali associate alla gestione documentale, come la classificazione, l'archiviazione e l'indicizzazione dei documenti. Gli algoritmi di machine learning possono analizzare grandi volumi di dati, identificare modelli e categorizzare automaticamente i documenti in base al loro contenuto.

In QSA.net abbiamo lavorato per digitalizzare l’intero archivio storico dei report di controllo di processo e finali, trasformando giga di file in un database di dati omogenei.

2. Ricerca avanzata

Gli strumenti di ricerca basati sull'IA possono migliorare significativamente la capacità di trovare documenti e informazioni rilevanti. Utilizzando tecnologie come il riconoscimento del linguaggio naturale (NLP), l'IA comprende le query di ricerca degli utenti e fornire i risultati più pertinenti.

In QSA.net abbiamo integrato questa strabiliante funzionalità nella piattaforma Digitaliso, che  offre oggi agli utilizzatori una vera conoscenza organizzativa condivisa in azienda. 

3. Controllo della qualità e della compliance normativa

L'IA aiuta a monitorare i documenti per assicurarsi che siano conformi agli standard di qualità. Può identificare errori, incongruenze e deviazioni dagli standard normativi, suggerendo correzioni automatiche o avvisando il personale responsabile.

In QSA.net abbiamo integrato diversi BOT specializzati nella piattaforma Digitaliso, addestrati per essere esperti di normativa, al tuo servizio, in grado di suggerirti preziose informazioni ed aiutarti nella gestione dei tuoi Sistemi. 

Vantaggi della gestione documentale con l'IA

Davvero hai ancora dubbi circa i vantaggi che offre la IA nella gestione documentale? Eccone alcuni:

• Efficienza operativa: automatizzando i processi manuali le organizzazioni possono ridurre il tempo e le risorse necessarie per la gestione documentale.

• Accuratezza: l'IA riduce il rischio di errori umani, migliora la precisione della classificazione e della gestione dei documenti.

• Accessibilità: i sistemi di ricerca avanzata basati sull'IA rendono più facile e veloce trovare i documenti e le informazioni.

• Sicurezza: l'IA monitora i documenti per identificare potenziali rischi di sicurezza e garantire la protezione dei dati sensibili.

• Conformità: mantenere la compliance diventa più semplice grazie alla capacità dell'IA di analizzare e verificare i documenti rispetto alle normative e fornire suggerimenti.

Conclusioni

Integrare l'IA nella gestione documentale della tua Azienda rappresenta un'opportunità unica per migliorare il controllo della qualità e garantire la compliance normativa. 

Automazione, ricerca avanzata, controllo della qualità e conformità normativa sono solo alcuni dei vantaggi offerti dall'IA. In un mondo sempre più digitale, adottare queste tecnologie è fondamentale per rimanere competitivi e efficienti.

Per saperne di più su come l'IA può aiutare la gestione documentale anche nella tua azienda contattaci oggi stesso!

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Le norme ISO sono cruciali per le piccole e medie imprese in quanto stabiliscono un framework riconosciuto a livello internazionale per il miglioramento continuo e la gestione della qualità. 

La vera sfida di ogni imprenditore, oggi, non è mantenere una certificazione ISO 9001, bensì trarne il massimo beneficio al fine di garantire il successo durevole dell’organizzazione.

In un'era in cui la digitalizzazione sta trasformando ogni aspetto del business, integrare tecnologie avanzate nei sistemi di gestione non è più un'opzione, ma una necessità.

Come queste tecnologie stanno diventando essenziali per rimanere competitivi?

Intelligenza Artificiale

L’intelligenza Artificiale in una piccola e media impresa offre tantissimi campi di applicazione ed è in grado di rivoluzionare la gestione dei processi aziendali portando maggiore efficienza, maggiore precisione e più informazioni.

Tutti aspetti che incidono in modo significativo sulla Qualità. 

Per esempio, uno strumento alla portata di una qualsiasi piccola media azienda come Chat-GPT mette a disposizione della Direzione e dei responsabili un esperto in grado di aiutare a velocizzare la ricerca e l’elaborazione di informazioni in qualsiasi campo.

Oppure, uno strumento appositamente sviluppato come AMMIRA, l’intelligenza artificiale di Digitaliso, è in grado di estrarre dalla tua documentazione tutte le risposte che ti servono basandosi sulle procedure aziendali.

Integrazione orizzontale e verticale dei dati

L’integrazione orizzontale e verticale dei dati offre l’opportunità di semplificare sia i processi operativi che quelli strategici.

A livello operativo l’utilizzo di appropriate tecnologie digitali permette un flusso di dati che evita ridondanze, limitando i rischi di errore e il tempo di esecuzione delle attività.

A livello strategico l’integrazione dei dati permette di alimentare sistemi di business intelligence, ovvero indicatori e cruscotti automatici, in grado di fornire informazioni sullo stato di salute dei vari processi e aiutare a prendere le giuste decisioni.

Anche in una piccola azienda tutto questo è possibile grazie a strumenti come AppSheet e Looker Studio, offerti da Google a costi ridicoli. 

Per esempio in QSA.net li usiamo giornalmente per aiutare i nostri clienti a raccogliere dati in modo semplice ed efficace per poi rielaborarli sotto forma di cruscotti aggiornati in tempo reale.

Cloud Computing

Il cloud Computing è una tecnologia che ha iniziato a diffondersi in Italia nel 2010.

Pur non essendo recentissima è stata a lungo rallentata da falsi miti e dallo scetticismo di chi preferiva avere i dati in azienda (fa niente se privi di backup e a rischio compromissione). Il tempo e le evidenze, insieme con una normativa più stringente in materia di sicurezza e protezione, hanno convinto oggi anche i più scettici.

Moltissime piccole imprese utilizzano soluzioni basate sulla tecnologia cloud, anche se sono ancora in molti a non averne compreso appieno tutte le potenzialità.

Ecco degli esempi:

• il mondo del SaaS (Software as a Service), che offre soluzioni flessibili e modulari attraverso canoni d’uso in abbonamento, spesso irrisori.

• il mondo PaaS (Platform as a service) dove altre tecnologie abilitanti come Big Data e Intelligenza Artificiale possono essere utilizzate a consumo.

• il mondo IaaS (Infrastructure as a Service) che permette a chiunque di disporre di soluzioni tecnologiche di altissimo livello, come datacenter ridondanti con connessione ultraveloce e sistemi di sicurezza altrimenti inavvicinabili.

Tutte queste sono soluzioni in grado di aggiungere valore ai processi della tua azienda a livello di business, organizzativo e di marketing.

Integrare le tecnologie digitali

Migliorando l'efficienza e riducendo gli sprechi, grazie a costi associati al consumo reale, le tecnologie digitali permettono alle PMI di risparmiare risorse significative.

La conformità migliora grazie alla precisione dei dati raccolti e analizzati, permettendo di disporre delle informazioni necessarie per attuare una risposta rapida ai cambiamenti del mercato, diventando un formidabile vantaggio competitivo.

Nonostante i numerosi benefici, l'integrazione delle tecnologie digitali presenta sfide importanti. La prima sfida inizia con la necessità di formare il personale sulle nuove competenze e per questo non basta un partner tecnico che sviluppi software, ma un approccio organizzativo basato sull’uso delle nuove tecnologie.

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