Dalla Carta al Digitale nei Sistemi ISO: 5 Trappole da Evitare!

Vuoi passare da un sistema ISO cartaceo a uno digitale? 

La vera trasformazione digitale:

• Elimina il cartaceo, non lo produce

• Automatizza i passaggi, non li replica

• Rende tracciabile ogni azione, in tempo reale

Ma attenzione! Ci sono almeno 5 trappole comuni che rischiano di farti perdere tempo, soldi e… pazienza! 

L'obiettivo ultimo della digitalizzazione è semplificare e organizzare meglio i processi, cosa mai potrebbe succedere? 

La trappola dello “scannerizzare”

Questa trappola è forse la più comune: pensare che digitalizzare significhi semplicemente scannerizzare fogli di carta o caricare file Word ed Excel su una cartella condivisa.

O al contrario, utilizzare un sistema digitale per generare un documento… che poi viene stampato, firmato a mano, scansionato e archiviato non è digitalizzare, è informatizzare!.

Molte aziende convivono ancora con sistemi di gestione basati su una moltitudine di file destrutturati. In pratica negli anni si è passati da un archivio fatto di faldoni su uno scaffale a un archivio fatto di cartelle e sottocartelle, senza risolvere i problemi.

Questo approccio, che definiamo "tradizionale" porta con sé una mole di lavoro doppia, poca efficienza e difficoltà nel tenere traccia delle informazioni.

Digitalizzare non è una questione di documenti e di firme, è una questione di processi, di rintracciabilità e sicurezza delle informazioni.

Se ci pensate, le normative ISO sono anni che parlano di “Informazioni documentate” e non di documentazione, spostando l’attenzione dal tipo di supporto cartaceo o elettronico, al contenuto, l’informazione.

L’intero processo può essere documentato in modo digitale sostituendosi completamente alla vecchia concezione “fisica” del documento.

Acquistare un software non è digitalizzare

La seconda trappola è subdola: molte aziende confondono la digitalizzazione dei processi con l’acquisto di un software.

Spoiler: NON basta!

Neppure se è un ottimo software.

La digitalizzazione non è uno strumento: è un cambiamento culturale. Prima serve capire i processi, le responsabilità e gli obiettivi. Poi viene il software.

E’ importante partire dalla mappatura dei processi ISO già esistenti e chiedersi: cosa può essere reso più fluido, più tracciabile, più accessibile?

E’ molto importante che fra i criteri decisionali che adotti nella scelta di una soluzione digitale tu tenga conto anche delle competenze del partner.

Che chi vende software lo sappia realizzare dovremmo darlo per scontato, ma quando vuoi digitalizzare il tuo Sistema Qualità è importante verificare che il partner abbia competenze di organizzazione aziendale, conosca le norme e sappia cosa significhi applicarle in un’impresa.

Replicare invece di adattare

Un altro errore comune è quello di replicare la struttura cartacea nel digitale anziché adeguare il sistema al digitale.

Molti passano mesi a cercare la piattaforma ideale, ma dimenticano che prima serve adattare il proprio sistema a un approccio digitale.

Passare da Word a una piattaforma e replicare le cartelle e i documenti è inutile. Se non ridisegni il sistema in ottica digitale, stai solo spostando la carta su schermo.

Digitalizzare è l’occasione giusta per rivedere il flusso informativo, automatizzandolo dove possibile con passaggio automatico di dati, notifiche, report, promemoria, analisi dei dati, organizzando i contenuti per processo, non per cartella.

Spesso nel passaggio da cartaceo a digitale si tende a riprodurre tutto e anche troppo. Il digitale è il momento giusto per semplificare e alleggerire.

Non fare formazione e comunicazione

Spesso la digitalizzazione è imposta dall’alto, ma chi poi lavora ogni giorno con il sistema? Se non coinvolgi gli operatori, i responsabili di processo e di sistema, il sistema digitale sarà percepito come un peso.

Introdurre un nuovo sistema senza formazione? Un classico!
Tuttavia cambiare strumento senza cambiare mentalità è un fallimento assicurato.

Occorre quindi organizzare brevi attività di formazione, in cui fornire compiti pratici secondo un piano di formazione basato sulla priorità degli obiettivi che si intendono raggiungere. 

Non usare i dati raccolti

L’ultima trappola è quella che arriva alla fine, dopo che hai digitalizzato: non utilizzare i dati raccolti per attuare il miglioramento.

Una trappola figlia di un retaggio obsoleto: se raccolgo i dati in Excel in forma destrutturata, per poterli aggregare devo fare un lavoro infame.

Digitalizzare significa creare dei sistemi organizzati di dati che permettono di ottenere in automatico e in tempo reale quello che oggi ci metti giorni a realizzare… o che non riesci del tutto a fare!

Ecco dove mettere tutto il tempo risparmiato grazie alla digitalizzazione: su attività a vero valore aggiunto! Analizzando dati e portando informazioni utili alla direzione.
Proponendo il cambiamento, portando innovazione!

Digitalizzazione come progetto di trasformazione

Queste 5 trappole sono comuni, ma anche facilmente evitabili se affronti la digitalizzazione come un progetto di trasformazione, non come un semplice passaggio tecnico. 

La digitalizzazione dei sistemi ISO è una grande opportunità… ma servono strategia, coinvolgimento e un pizzico di pensiero innovativo.